Cómo manejar las interrupciones personales.

El trabajo no sería nada sin las personas, pero ¿Cómo manejar las interrupciones personales?

No se puede eliminar a los demás, pero se puede intentar controlar sus peticiones espontáneas porque estas son capaces de consumir cualquier cantidad de tiempo.

El problema de la interrupción constante puede llegar a ser realmente muy problemática en una empresa en cuanto que estas pueden suceder en cualquier momento sin esperar a los descansos obligatorios que uno se debería de imponer en el trabajo.

Cuando alguien entra en su despacho y dice “¿Tienes un minuto?”, puede que usted no sepa de qué se trata, pero esté seguro de una cosa: nunca será un minuto.

Algunas interrupciones son útiles en sí mismas. Y es normal que nos molestemos entonces. En estas situaciones tenemos que saber  cómo canalizar el enojo que nos produce que nos fastidien el trabajo y nuestra productividad para sacar adelante el trabajo y la productividad de los demás.

Dede de encontrar una solución de continuidad para este tipo de problemas de las interrupciones.

Necesita usted mantener algunas de esas conversaciones que le proponen; lo único que sucede es que no es el momento más oportuno.

Otras veces, en cambio, se tratará de una completa pérdida de tiempo. Entonces, ¿cómo minimizarlas?

Hay cinco respuestas:

  • Negarse a ellas.
    Simplemente decir “no” y lograr que el otro se marche. A veces es así de simple, pues no es una cuestión urgente, puede resolverse sin su ayuda o el asunto no vuelve a aparecer.
    Más difícil resulta si quien se presenta es su jefe y no un compañero, aunque siempre se puede aprender a respetar mutuamente el tiempo de cada uno en una relación de trabajo. Habrá veces, por último, en que esta vía esté vedada, pues sea lo que sea, tendrá preferencia (por ejemplo, la visita imprevista de un cliente).
  • Posponerlas.
    Diga que en ese instante no puede hacer una pausa y ofrezca fijar otro momento para conversar. Esta sigue pareciendo una actitud positiva y para usted significa poder elegir cuándo hacer un descanso. Lo más sorprendente de esta táctica es que logrará que algunas personas se vayan y no vuelvan más.
  • Minimizarlas.
    En este caso, se acepta realizar una pausa pero se marca un límite de tiempo: “Tengo diez minutos”. Si se decanta por esta respuesta, mantenga siempre el límite establecido. Mostrándose disciplinado en este sentido se creará una positiva reputación respecto a su actitud frente al tiempo y se ganará el respeto de mucha gente. Además, le servirá para reducir la frecuencia de las interrupciones.
  • Evitarlas.
    Para esto tendrá que crear un sistema que le provea de un tiempo totalmente libre de interrupciones. Este plan tendrá que elaborarlo junto con su secretaria, con una importante matización: no exagere el sistema.
    Si nunca está disponible, no por ello cesarán las interrupciones y además, puede que no llegue a enterarse de ciertos asuntos que le importan o le conciernen.
  • Estar en otra parte. Quizá su trabajo es de los que pueden realizarse en el lugar que uno elija. Busque entonces entre la inmensidad de sitios donde es posible estar tranquilo y encuentre su refugio: su productividad mejorará.

Algunos ejemplos de suspensiones las voy a comentar aquí con una idea de como podríamos proceder.

Las interrupciones de las llamadas telefónicas.

En ocasiones querrá o necesitará estar disponible de modo inmediato; en el resto, su secretaria actuará como filtro atendiendo las llamadas en primera instancia.

Unas instrucciones claras al respecto harán fácil determinar con quienes estará dispuesto a hacer una pausa, a qué otros llamará más tarde y qué llamadas deben ignorarse por completo.

Atender una llamada personalmente conlleva menos “riesgos” que escuchar a alguien que asoma la cabeza por detrás de la puerta: la persona que llama no puede ver si está usted especialmente ocupado o no.

Esta “invisibilidad” ofrece una ventaja añadida a la hora de gestionar este tipo de interrupción y muchos la aprovechan para proteger su tiempo, pues consideran una mentira “menos grave” la que se dice por teléfono (como estar –supuestamente- en mitad de una reunión, a punto de dejar la oficina o cosas por el estilo).

También resulta rentable tener preparadas ciertas respuestas para cada tipo particular de llamada. Todo lo relacionado con el manejo de estos tipos de interferencias en el quehacer diario requiere de las capacidades normales de trato con las personas: tacto y diplomacia, pero también una actitud de firmeza.

Hay que desplegarlas en la combinación adecuada.

Si le perciben como insensible y rígido hasta el punto de sonar descortés, es posible que algunas relaciones se resientan o se deterioren.

Pero si de verdad pide que lo pisoteen, no debería sorprenderse de que lo traten como un felpudo.

Las interrupciones del Correo electrónico.

Este estilo de comunicación se ha convertido en una variante destacada con unas características muy particulares.

Si el correo electrónico le hace refunfuñar y sentirse angustiado, quizá le conforte saber que no está solo. Sin duda, es una herramienta de extremada utilidad y que ha revolucionado el mundo de los contactos, pero son muchos los que abusan del sistema.

Es tan fácil enviar copia de un mensaje a toda la libreta de direcciones, que hoy la gente llega por la mañana a su oficina y se encuentra con una avalancha de emails esperándole.

Recuerde que si se dedica a controlar cada cinco minutos su correo, las ventajas de este magnífico recurso se evaporan rápidamente.

Es mejor determinar momentos concretos del día o de la semana para la lectura de los correos electrónicos y para la redacción y envío de los mismos.

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