¿Conoces el problema de las multitareas? Descubre cómo solucionarlo. Organízate con eficacia!

Aplicaciones para organizarse

Las aplicaciones para organizarse ayudan a mantener el control sobre todas las tareas y proyectos que pudiéramos tener en el el día a día.

En este blog se comenta ejemplos de aplicaciones de gestión que ayudan en la organización como pueden ser Nozbe.

No os voy a comentar las típicas frases de productividad para que seas más eficiente o eficaz.

Independientemente de que la eficacia y eficiencia no sean lo mismo.

Pero igualmente se exponen otras alternativas a Nozbe que igualmente pueden servir como gestor de tareas online.

El problema de las multitareas y cómo organizar mi tiempo.

Si quieres realmente organizarte con eficacia tienes que tener en cuenta todo lo relativo a las bandejas de entrada y las gestión de tareas.

No significa que tengas que tener mejores tareas para hacer, sino que te organices mejor en tu día a día.

Y en ocasiones tampoco es necesario aplicaciones de gestión.

Cuando alguien empieza a organizarse eficazmente empieza en muchas ocasiones con el problema de la multitareas y la gestión del tiempo.

Este aspecto se va a explicar matizando la importancia de utilizar un sistema de productividad gestor de tareas que nos ayude en nuestro trabajo diario.

Es como si tuvieras un sistema de gestión de información diseñado expresamente para mi y por ti.

Yo con el que aprendí a cómo organizar mi tiempo y cómo ser organizado.

Pero igualmente es importante que al mismo tiempo busquemos técnicas que nos permita reducir la ansiedad dentro de un ambiente laboral agresivo en el que trabajar con tareas múltiples sea normal en el día a día.

Para esto es de vital importancia empezar por medio de tratar de reducir la ansiedad y despejar nuestra mente antes de plantearnos cualquier actividad. Esto se puede hacer fácilmente con ciertas estrategias de pnl.

Solo así podremos enfrentarnos a la multitarea más fácilmente posteriormente.

Si uno tiene este estado tan desagradable, es muy complicado el concentrarse en nada.

Se debe de buscar el enfoque en las cosas que queremos hacer de cara poder terminarlo lo antes posible.

Pero claro, aunque hay muchas variables que afectan a la ansiedad, una de ellas son las ideas y tareas pendientes que nos pasan por la mente.

Por eso, es vital poner todas esas tareas en nuestro organizador de tareas para pc o administrador de tareas que represente un verdadero sistema de productividad adaptado a uno.

Este debe de tener una bandeja de entrada en la que se vayan depositando todas esas tareas que hay que hacer pero que por el motivo que sea, no se pueden hacer en este momento.

Un sistema de productividad debe de ser de completa confianza en cuanto que se haya podido testar previamente.

Evidentemente este sistema de gestión de tareas online puede tener un diseño que evolucione según valoremos posibilidades de mejora.

En ocasiones para organizarte con eficacia solo tienes que oir varios audiolibros sobre la materia para poder tener algunas ideas buenas para poder mejorar tu productividad.

nozbe

Por ejemplo, ara poder avanzar en la gestión de la ansiedad, tenemos que tener en consideración el concepto de bandeja de entrada muy claramente.

Este debe ser el lugar en donde iremos depositando todas nuestras tareas e ideas según vayan surgiendo en nuestra mente.

Es vital porque necesitamos que nuestra mente se libre de todo tipo ideas y preocupaciones de cara se pueda enfocar en lo que realmente es importante hacer ahora mismo.

De esta manera podremos ir terminando tareas y proyectos concretos.

¿En que consiste el problema de las multitareas?

Aunque existe el chiste entre las mujeres de que los hombres sólo somos capaces de hacer una cosa la vez, y que ellas son capaces de hacer muchas cosas a al mismo tiempo, la realidad es que cuando quieres hacer algo bien y rápidamente, tienes que hacerlo enfocado en una sola cosa.

Si no me crees, pensemos por ejemplo cuando estamos en peligro o en una alta tensión por algo, y nos enfocamos al 100% en el asunto a resolver. 

Nuestra máxima concentración en el problema nos ayuda a buscar una solución eficaz y de manera rápida. 

Ósea, hablamos de eficiencia y de cumplir los objetivos al mínimo coste posible.

Evidentemente que se pueden hacer varias cosas al mismo tiempo, más aún cuando algunas de ellas se hacen automáticamente como por ejemplo el conducir, el caminar, el bajar la escalera o el respirar.

¿Pero te querría hacer una pregunta?

¿Entonces porque se producen los accidentes de trabajo de vez en cuando?

Si funcionamos de manera automática con una tarea mientras pensamos en otra, es muy posible que se produzcan errores que en la medida que no sean vitales, no pasa nada, pero si estamos conduciendo a 120 km/h….

La mayoría de los accidentes de trabajo se producen así.

La multitarea o el estar pensando en otra cosa termina generando lo peor.

El no acordarse de algo que hiciste viene de que estabas pensando en otra cosa cuando lo hacias de manera automática.

¿Sabes porqué en muchas ocasiones no te has acordado en donde dejaste las llaves? Por la multitarea.

En definitiva, si quieres hacer algo bien a la primera de manera que no te equivoques, es de vital importancia que te enfoques o concentres en esa cuestión o tarea.

Si, en ocasiones es muy difícil concentrarse, lo sé.

Pero con práctica se desarrolla esa habilidad.

Cuando piensas en demasiadas cosas al mismo tiempo con frecuencia, necesariamente tendrás algo de estrés o ansiedad. 

Y aunque esto se puede gestionar bastante bien si sabes algo de PNL o Programación Neurolingüística.

Estarás agobiado después de un día de trabajo “intenso”.

Por no decir caótico….

Necesitas poner todas las ideas y tareas pendientes en un sistema de confianza de alta productividad de cara puedas definir qué será lo prioritario por hacer.

Esto te ayudará a gestionar tu estrés y a organizarte mejor.

Ten en cuenta que de nada sirve dedicarte a hacer cosas que no son las más prioritarias dentro de un todo, o que simplemente aporte poco valor en un futuro próximo.

Y dedicarte a ellas porque acaban de llegar o te acabas de acordar no es necesariamente lo más productivo.

Ahí surge el estrés y la sensación de haber estado apagando fuegos durante todo el día sin rumbo fijo.

Por eso mismo es importante tener tu propio sistema de productividad en el que puedas confiar completamente y en el que puedas depositar todas las cosas que tienes que hacer.

La idea es que no tengas estrés por no hacerlo en ese momento y depositar la tarea pendiente en esa bandeja de entrada porque sabes que el sistema funciona y se terminarán procesando o gestionando todo sin problema en su momento justo.

Ósea, cuando tú lo decidas, no cuando lo decidan otros.

Lo más adecuado es arrojar en el sistema de trabajo absolutamente todo lo que tengas en la menta.

No hay tarea fácil, sino tareas no hechas.

Es un sistema que te enseña a cómo organizar tu vida incluso porque puedes meter tareas profesionales y personales. 

Y por supuesto, mientras estés trabajando, puedas seguir arrojando y alimentando tu sistema constantemente con todo lo que te vayan surgiendo (todo tipo de nuevas tareas).

De esta manera tu mente se liberará para poder enfocarse en lo que estás haciendo en ese momento.

¿Qué es nozbe?

Nozbe es una aplicación de gestión de tareas multiplataforma de actualización simultánea que permite el trabajo y la comunicación del equipo en base a las tareas asignadas a proyectos concretos.

Nozbe en este sentido ayuda a la organización eficaz siguiendo la filosofía de gestión de tareas GTD (el famosos sistema de david allen)

En esta página se encontrarán diversos artículos que explican cómo mejorar la productividad, ejemplos de uso de la herramienta Nozbe así como diversas alternativas de herramientas online de gestión que podrán ayudar a incrementar la productividad.

Una manera práctica de hacer todo esto es usar alguna herramientas gtd de productividad de las que hay en el mercado como puede ser la que ahora mismo uso que es (Nozbe).

Sabes que existe un administrador de tareas mac con esta plataforma.

Nozbe está en español también y no es una aplicaciones para organizarse normal con muchas listas de tareas y con el que puedes elegir bien las mejores tareas para realizar.

Puedes verlo online e incluso probarlo gratuitamente visitando esta web: http://www.nozbe.com/

Entre las aplicaciones en español para gestionar las tareas, nozbe es una de las más interesantes del mercado desde mi humilde opinión.

Disponible en nozbe desktop y nozbe app, podrás utilizarlo sin problemas desde cualquier lugar en que te encuentres para la gestión de tiempo.

Con el igualmente pude aprender a cómo organizar mi agenda personal.

Tienes que ser saber que yo no siempre he sabido cómo organizar una agenda. Eso no se sabe cuando uno nace. La organización y la planificación de tareas no es fácil de entrada. El organizar el tiempo no es difícil, ahora lo se´, pero en un principio no tenía ni idea de como organizar mi agenda.

Y es que de entrada no sabía como administrar mi tiempo. Lo confieso. Era muy torpe. 🙂

No tenia ni ideas de que significaba eficiencia, eficacia y productividad.

Por eso recomiendo utilizar alguna herramienta de productividad que ayude en la gestión de tareas.En esta opción se integra casi todo y lo recomiendo por la gran flexibilidad que tiene.

Pero igualmente tienes la de google tareas (con google calendario) que igualmente tiene muy buena pinta y te puede servir como organizador de tiempo.

Pero si te preocupa la eficacia de la empresa y quieres trabajar sin estrés, la organización de tiempo debe de ser una de las principales tareas que tienes que tener presente siempre.

El como ser organizado en el trabajo no es fácil de dominar.

Pero evidentemente tiene fuerte implicaciones en el rendimiento de la empresa.

Y con Nozbe el método gtd david allen se une a la posibilidad de coordinarte con tus compañeros de trabajo dentro de la plataforma para que no os interrumpáis constantemente y puedan mejorar la organización y administracion del tiempo dentro de la empresa.

La plataforma de GTD incluye un curso de productividad en 10 videos que recomiendo ver.

Curso de cómo organizarse mejor de Nozbe.

En todo caso, organízate con eficacia como prefieras hacerlo y podrás avanzar en el día a día mucho mejor.

¿Que alternativas a Nozbe puedo encontrar?

Hay muchas alternativas a nozbe en internet del tipo de aplicaciones de tareas o apps para organizar tareas.

Otras aplicaciones para organizarse online del tipo sistema de tareas que son alternativas de nozbe pueden ser: 

Pero el mismo calendario evernote de la agenda evernote o la aplicación de tareas de gmail te puede ayudar para organizar muchas tareas de tu trabajo.

Y no te olvides que para empezar es gratis.

En ocasiones nos volvemos locos buscando aplicaciones para productividad cuando el problema somos realmente nosotros en cuanto a la metología en que nos organizamos.

De todas formas lo importante es tener claro la filosofía que hay detrás del sistema de gestión de tareas GTD en cuanto que puedes empezar ya a trabajar mucho más eficientemente sin ninguna herramienta online o de PC de las que te he comentado ahora.

Incluso con una hoja de calculo se podría implementar fácilmente un sistema de productividad gestor de tareas tipo GTD.

La cuestión es entender cómo funciona y empezar ya a trabajar mejor con nuestras obligaciones diarias.

Las técnicas de administracion del tiempo o los sistemas de gestión de tareas tipo Nozbe, Trello o Streak son ideales cuando tenemos un gran volumen de trabajo por medio de multitud de mini tareas que deben ser realizadas en un periodo de tiempo concreto.

Vamos, como estamos todos nosotros en el día a día.

Más información de utilidad sobre la multitarea

Te dejo un articulo interesante sobre las multitareas en http://jordisanchez.info/organizacion-personal/multitarea/

Igualmente, invito a ver este otro video de Elsa Pulset que habla de la multitarea y del problema que genera en la productividad.

No tiene ningún desperdicio.

¿Sabes cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia?

No deberías confundir nunca eficacia y eficiencia.

La eficacia implica conseguir lo que estas buscando o tus objetivos.

La eficiencia no es otra cosa que realizar tus tareas y finalizarlas al mínimo coste y tiempo posible.

Con lo que te puedes imaginar que la eficiencia nunca será compatible con el perfeccionismo.

El perfeccionismo nos empujará a dedicar más y más tiempo en un proyecto concreto de cara cada uno de los detalles del mismo sean cada vez mejores.

Pero esto nos obligará a dedicar a multitud de mini tareas un tiempo que podría llegar a ser infinito.

De ahí que algunos proyectos de hecho nunca terminen.

Supongo que todos nos hemos encontrado con este tipo de situaciones que demuestra que ha existido una falta de organización.

Yo al menos si en muchas ocasiones.

Quizás el problema radica simplemente en que hay que saber organizar proyectos. 

Es como lo de buscar trabajo, tienes muchas cosas que hacer y solo tienes que organizarte bien para poder llegar a encontrarlo lo antes posible.

De hecho en ocasiones, ante situaciones de caos total, uno se llega a hacer la pregunta por la que quizás deberíamos haber empezado.

Entonces, ¿Que es organizar realmente?

Es una pregunta muy interesante que puedes realmente responder cuando te lees el libro de como organízate con eficacia de David Allen (en el que te explica el sistema de gestión de tareas GTD).

Para los que tengan tiempo, os dejo el audio del libro de David Allen, Organízate con eficacia.

No tiene desperdicio el mismo y os garantizo que no serás igual a la hora de trabajar después de leer, o oír, este libro.

Organízate con eficacia audiolibro

 

Mejores tareas

Tener mejores tareas para realizar implica previamente haber organizado las tareas de manera que las mismas se pudieran agrupar en listas o grupos de tareas.

Al mismo tiempo idealmente estas tareas deberían de estar bien definidas para que cuando surja el momento de hacerlas no se tenga que dedicar tiempo alguno a determinar a que se refieren con las mismas.

Suele ocurrir este problema cuando se anotan rápidamente las mismas haciendo referencia a algún termino clave relacionado, pero en el que no se indica claramente que acción es la que se requiere para realizar.

Un pensamiento en \"¿Conoces el problema de las multitareas? Descubre cómo solucionarlo. Organízate con eficacia!\"

  1. Existen técnicas de la pnl que ayudan a gestionar adecuadamente las multitareas para no tener estres en el día a día.
    Saludos!

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