El trabajo no sería nada sin las personas, pero ¿Cómo manejar las interrupciones personales?

No se puede eliminar a los demás, pero se puede intentar controlar sus peticiones espontáneas porque estas son capaces de consumir cualquier cantidad de tiempo.

El problema de la interrupción constante puede llegar a ser realmente muy problemática en una empresa en cuanto que estas pueden suceder en cualquier momento sin esperar a los descansos obligatorios que uno se debería de imponer en el trabajo.

Cuando alguien entra en su despacho y dice “¿Tienes un minuto?”, puede que usted no sepa de qué se trata, pero esté seguro de una cosa: nunca será un minuto.

Algunas interrupciones son útiles en sí mismas. Y es normal que nos molestemos entonces. En estas situaciones tenemos que saber  cómo canalizar el enojo que nos produce que nos fastidien el trabajo y nuestra productividad para sacar adelante el trabajo y la productividad de los demás.

Dede de encontrar una solución de continuidad para este tipo de problemas de las interrupciones.

Necesita usted mantener algunas de esas conversaciones que le proponen; lo único que sucede es que no es el momento más oportuno.

Otras veces, en cambio, se tratará de una completa pérdida de tiempo. Entonces, ¿cómo minimizarlas?

Cómo manejar las interrupciones personales: Estrategias para mejorar la productividad

El trabajo en cualquier ámbito no podría existir sin la interacción con otras personas. Sin embargo, lidiar con las interrupciones personales puede ser un desafío que afecta seriamente la productividad. En este artículo, exploraremos cómo manejar de manera efectiva las interrupciones personales y mejorar su capacidad para mantenerse enfocado en sus tareas laborales.

Entendiendo el impacto de las interrupciones

Las interrupciones personales pueden llegar en cualquier momento, y a menudo, sin previo aviso. Estas interrupciones pueden variar desde breves preguntas hasta conversaciones prolongadas, todas las cuales pueden afectar su flujo de trabajo y productividad. Es esencial comprender cómo estas interrupciones impactan en su desempeño laboral antes de poder abordarlas de manera efectiva.

La trampa del «¿Tienes un minuto?»

Uno de los escenarios comunes es cuando alguien entra a su oficina y pregunta: «¿Tienes un minuto?». A menudo, este «minuto» se convierte en una conversación prolongada que interrumpe su trabajo y puede llevar a la frustración. Aprender a manejar estas situaciones es fundamental.

Estrategias para lidiar con las interrupciones personales

Canalizando el enojo de manera constructiva

Es natural sentirse frustrado cuando se es interrumpido, especialmente cuando se está ocupado con tareas importantes. En lugar de dejar que la ira afecte negativamente sus interacciones, aprenda a canalizarla de manera constructiva. Mantenga una actitud profesional y escuche atentamente lo que la persona tiene que decir.

Encuentre momentos oportunos

No todas las interrupciones son inoportunas. A veces, es necesario mantener conversaciones con colegas o superiores. En tales casos, busque momentos apropiados para estas discusiones, como programar reuniones breves o hablar después de haber completado una tarea crítica.

Aprenda a decir no

A veces, las interrupciones son simplemente una pérdida de tiempo que afecta su productividad. En estos casos, no tenga miedo de decir amablemente que no puede atender la solicitud en ese momento. Explique su situación y proponga un momento más adecuado para la conversación.

Establezca límites

Para minimizar las interrupciones, establezca límites claros en su disponibilidad. Use señales visuales, como un letrero en su puerta o un mensaje de estado en su comunicador, para indicar cuándo está ocupado y cuándo está disponible para conversar.

Conclusion

Las interrupciones personales son inevitables en el entorno laboral, pero con estrategias adecuadas, puede minimizar su impacto en su productividad. Aprender a canalizar el enojo de manera constructiva, encontrar momentos oportunos para las conversaciones, aprender a decir no y establecer límites claros son pasos clave para manejar eficazmente las interrupciones personales y lograr un mayor enfoque en su trabajo.

Hay cinco respuestas:

• Negarse a ellas.
  Simplemente decir “no” y lograr que el otro se marche. A veces es así de simple, pues no es una cuestión urgente, puede resolverse sin su ayuda o el asunto no vuelve a aparecer.
  Más difícil resulta si quien se presenta es su jefe y no un compañero, aunque siempre se puede aprender a respetar mutuamente el tiempo de cada uno en una relación de trabajo. Habrá veces, por último, en que esta vía esté vedada, pues sea lo que sea, tendrá preferencia (por ejemplo, la visita imprevista de un cliente).
  • Por ejemplo, si uno está trabajando en un proyecto importante y recibe una interrupción, puede simplemente decir «No». Esto puede ser efectivo si la interrupción no es urgente, puede resolverse sin la ayuda de uno o no vuelve a presentarse. Sin embargo, si la interrupción es de alguien como el jefe, puede ser más difícil negarse. En este caso, puede ser útil aprender a respetar mutuamente el tiempo de cada uno en una relación laboral. Sin embargo, hay veces en que no se puede negar a una interrupción, como en el caso de la visita imprevista de un cliente.
• Posponerlas.
  Diga que en ese instante no puede hacer una pausa y ofrezca fijar otro momento para conversar. Esta sigue pareciendo una actitud positiva y para usted significa poder elegir cuándo hacer un descanso. Lo más sorprendente de esta táctica es que logrará que algunas personas se vayan y no vuelvan más.
  • Por ejemplo, si uno está trabajando en un proyecto importante y recibe una interrupción, puede decir «En este momento no puedo hacer una pausa, ¿podríamos hablar en una hora?» Esta actitud sigue siendo positiva ya que se ofrece un momento para conversar en el futuro, pero permite a uno elegir cuándo hacer un descanso. Una ventaja de esta táctica es que algunas personas pueden irse y no volver a interrumpir.
• Minimizarlas.
  En este caso, se acepta realizar una pausa pero se marca un límite de tiempo: “Tengo diez minutos”. Si se decanta por esta respuesta, mantenga siempre el límite establecido. Mostrándose disciplinado en este sentido se creará una positiva reputación respecto a su actitud frente al tiempo y se ganará el respeto de mucha gente. Además, le servirá para reducir la frecuencia de las interrupciones.
  • Por ejemplo, si uno es un profesor que está dando una clase y recibe una interrupción, puede decir «Tengo diez minutos». Esto significa que acepta hacer una pausa en la clase, pero que solo estará disponible por diez minutos. Es importante mantener el límite de tiempo establecido, ya que de esta manera se gana el respeto de los demás al mostrar disciplina en cuanto al uso del tiempo. Además, minimizar las interrupciones de esta manera también puede reducir su frecuencia en el futuro.
• Evitarlas. Para esto tendrá que crear un sistema que le provea de un tiempo totalmente libre de interrupciones. Este plan tendrá que elaborarlo junto con su secretaria, con una importante matización: no exagere el sistema.
  Si nunca está disponible, no por ello cesarán las interrupciones y además, puede que no llegue a enterarse de ciertos asuntos que le importan o le conciernen.Por ejemplo, si uno es un director de una empresa y recibe muchas interrupciones a lo largo del día, puede crear un sistema en conjunto con su secretaria para evitar estas interrupciones.
  • Por ejemplo, podrían establecer horas del día en las que el director esté disponible para ser interrumpido, y otras horas en las que esté libre de interrupciones. Es importante que el sistema no sea excesivo, ya que si el director nunca está disponible, es posible que no llegue a enterarse de asuntos importantes.
• Estar en otra parte. Quizá su trabajo es de los que pueden realizarse en el lugar que uno elija. Busque entonces entre la inmensidad de sitios donde es posible estar tranquilo y encuentre su refugio: su productividad mejorará.
  • Por ejemplo, si uno es un escritor y puede trabajar desde cualquier lugar, podría buscar un lugar tranquilo donde pueda escribir en paz. Por ejemplo, podría ir a un café con poca gente y un ambiente relajado, o podría ir a un parque y sentarse en un banco solitario. En cualquier caso, al estar en un lugar tranquilo, la productividad mejorará ya que no habrá distracciones ni interrupciones que impidan enfocarse en el trabajo.

Algunos ejemplos de suspensiones las voy a comentar aquí con una idea de como podríamos proceder.

 

Las interrupciones de las llamadas telefónicas.

En ocasiones querrá o necesitará estar disponible de modo inmediato; en el resto, su secretaria actuará como filtro atendiendo las llamadas en primera instancia.

Unas instrucciones claras al respecto harán fácil determinar con quienes estará dispuesto a hacer una pausa, a qué otros llamará más tarde y qué llamadas deben ignorarse por completo.

Atender una llamada personalmente conlleva menos “riesgos” que escuchar a alguien que asoma la cabeza por detrás de la puerta: la persona que llama no puede ver si está usted especialmente ocupado o no.

Esta “invisibilidad” ofrece una ventaja añadida a la hora de gestionar este tipo de interrupción y muchos la aprovechan para proteger su tiempo, pues consideran una mentira “menos grave” la que se dice por teléfono (como estar –supuestamente- en mitad de una reunión, a punto de dejar la oficina o cosas por el estilo).

También resulta rentable tener preparadas ciertas respuestas para cada tipo particular de llamada. Todo lo relacionado con el manejo de estos tipos de interferencias en el quehacer diario requiere de las capacidades normales de trato con las personas: tacto y diplomacia, pero también una actitud de firmeza.

Hay que desplegarlas en la combinación adecuada.

Si le perciben como insensible y rígido hasta el punto de sonar descortés, es posible que algunas relaciones se resientan o se deterioren.

Pero si de verdad deja que lo pisoteen, no debería sorprenderse de que lo traten como un felpudo.

 

Las interrupciones del Correo electrónico.

Este estilo de comunicación se ha convertido en una variante destacada con unas características muy particulares. Si el correo electrónico le hace refunfuñar y sentirse angustiado, quizá le conforte saber que no está solo. Sin duda, es una herramienta de extremada utilidad y que ha revolucionado el mundo de los contactos, pero son muchos los que abusan del sistema.

Es tan fácil enviar copia de un mensaje a toda la libreta de direcciones, que hoy la gente llega por la mañana a su oficina y se encuentra con una avalancha de emails esperándole. Recuerde que si se dedica a controlar cada cinco minutos su correo, las ventajas de este magnífico recurso se evaporan rápidamente. Es mejor determinar momentos concretos del día o de la semana para la lectura de los correos electrónicos y para la redacción y envío de los mismos.

Lista de recomendaciones para gestionar adecuadamente los correos electrónicos:

1. Establecer momentos específicos del día o de la semana para leer y enviar correos electrónicos.
2. No abusar de la opción de enviar copias de correos a toda la libreta de direcciones.
3. Utilizar etiquetas y carpetas para organizar los correos electrónicos.
4. Priorizar los correos electrónicos y responder primero a los más urgentes o importantes.
5. No mantener una cantidad excesiva de correos electrónicos sin leer en la bandeja de entrada.
6. Utilizar un lenguaje claro y conciso al redactar correos electrónicos.
7. Evitar enviar correos electrónicos innecesarios o que no aporten valor.
8. Utilizar la función «Responder a todos» con precaución y solo cuando sea necesario.
9. No utilizar el correo electrónico como sustituto de la comunicación cara a cara.
10. Desactivar las notificaciones de correo electrónico cuando se necesite concentración o se esté trabajando en algo importante.

 

Las interrupciones personales pueden ser muy problemáticas para la productividad en el trabajo. Aunque algunas interrupciones son útiles, otras pueden ser una completa pérdida de tiempo. Hay cinco formas de manejar las interrupciones: negarse a ellas, posponerlas, minimizarlas, evitarlas o estar en otro lugar. Es importante establecer límites claros y respetar el tiempo de cada uno en una relación laboral. También es importante tener preparadas respuestas para cada tipo de interrupción, con tacto y diplomacia, pero también con firmeza.

• Negarse a las interrupciones
• Posponer las interrupciones
• Minimizar las interrupciones
• Evitar las interrupciones
• Estar en otro lugar
• Establecer límites claros y respetar el tiempo de cada uno en una relación laboral
• Tener preparadas respuestas para cada tipo de interrupción

📚 Libros recomendados:

• «Productividad personal en una semana», de Michael Heppell
• «El método GTD (Getting Things Done)», de David Allen
• «The 4-Hour Work Week: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich», de Tim Ferriss

💻 Expertos o blogueros reconocidos:

• Laura Vanderkam https://lauravanderkam.com/
• Cal Newport https://www.calnewport.com/
• Brian Tracy https://www.briantracy.com/

🎧 Podcasts especializados:

• «The Productivityist Podcast», de Mike Vardy
• «The Tim Ferriss Show», de Tim Ferriss
• «The 5 AM Miracle», de Jeff Sanders

📺 Canales de YouTube especializados:

• «Thomas Frank» https://www.youtube.com/channel/UCG-KntY7aVnIGXYEBQvmBAQ
• «Matt D’Avella» https://www.youtube.com/user/blackboxfilmcompany
• «Ali Abdaal» https://www.youtube.com/c/aliabdaal

🔍 Enlace de Wikipedia:

• https://es.wikipedia.org/wiki/Productividad_personal

🎥 Películas recomendadas:

• «The Pursuit of Happyness» (2006)
• «The Intern» (2015)

Conceptos mencionados:

• Interrupciones personales,
• Productividad,
• Manejo del tiempo,
• Establecer límites,
• Tacto y diplomacia,
• Firmeza,
• GTD (Getting Things Done),

 

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo puedo comunicar de manera efectiva que estoy ocupado y no puedo ser interrumpido?

Para comunicar de manera efectiva que está ocupado, use señales visuales como un letrero de «No molestar» o un mensaje de estado en su comunicador. También puede establecer expectativas claras con sus colegas sobre su disponibilidad.

2. ¿Cuál es la mejor manera de lidiar con interrupciones prolongadas?

Cuando enfrenta interrupciones prolongadas, intente programar una reunión o una conversación en un momento más apropiado. Explique cortésmente que está ocupado y sugiera una hora conveniente para ambos.

3. ¿Cómo puedo evitar que las interrupciones personales afecten mi productividad?

Establecer límites claros, aprender a decir no cuando sea necesario y mantener una actitud profesional son formas efectivas de evitar que las interrupciones personales afecten su productividad.

4. ¿Qué hacer si las interrupciones personales son constantes en mi lugar de trabajo?

Si las interrupciones son constantes, hable con su supervisor o gerente para discutir posibles soluciones, como la reorganización de tareas o la asignación de tiempos específicos para interacciones sociales.

5. ¿Hay herramientas o aplicaciones que puedan ayudar a gestionar las interrupciones personales?

Sí, existen herramientas y aplicaciones de gestión del tiempo y la productividad que pueden ayudar a minimizar las interrupciones personales. Estas incluyen aplicaciones de calendario y herramientas de comunicación que permiten programar reuniones y gestionar el tiempo de manera más efectiva.