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Lo básico en la gestión del tiempo. La bandeja de entrada y la multitarea.

En este post sobre la gestión del tiempo vamos tratar de la importancia de reducir la ansiedad y despejar nuestra mente antes de plantearnos cualquier actividad.

Si uno tiene este estado tan desagradable, es muy complicado el concentrarse en nada.

Pero claro, aunque hay muchas variables que afectan a la ansiedad, una de ellas son las ideas y tareas pendientes que nos pasan por la mente.

Por eso, es vital poner todas esas tareas en nuestro sistema de productividad. Uno que sea de completa confianza en cuanto que haya sido testado previamente y que su diseño evolucione según valoremos posibilidades de mejora.

Para poder avanzar en la gestión de la ansiedad, tenemos que tener en consideración el concepto de bandeja de entrada en donde iremos depositando todas nuestras tareas e ideas según vayan surgiendo en nuestra mente.

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Es vital porque necesitamos que nuestra mente se libre de todo tipo ideas y preocupaciones de cara se pueda enfocar en lo que realmente es importante hacer ahora mismo.

De esta manera podremos ir terminando tareas y proyectos concretos.

Quiero matizar el gran problema de la multi-tarea.

Aunque existe el chiste entre las mujeres de que los hombres sólo somos capaces de hacer una cosa la vez, y que ellas son capaces de hacer muchas cosas a al mismo tiempo, la realidad es que cuando quieres hacer algo bien y rápidamente, tienes que hacerlo enfocado en una sola cosa.

Si no me crees, pensemos por ejemplo cuando estamos en peligro o en una alta tensión por algo, y nos enfocamos al 100% en el asunto a resolver. Nuestra máxima concentración en el problema nos ayuda a buscar una solución eficaz y de manera rápida. Ósea, hablamos de eficiencia y de cumplir los objetivos al mínimo coste posible.

Evidentemente que se pueden hacer varias cosas al mismo tiempo, más aún cuando algunas de ellas se hacen automáticamente como por ejemplo el conducir, el caminar, el bajar la escalera o el respirar.

¿Pero te querría hacer una pregunta? ¿Entonces porque hay accidentes de coche o la gente se tropieza de vez en cuando?

Si funcionamos de manera automática con una tarea mientras pensamos en otra, es muy posible que se produzcan errores que en la medida que no sean vitales, no pasa nada, pero si estamos conduciendo a 120 km/h….

El no acordarse de algo que hiciste viene de que estabas pensando en otra cosa cuando lo hiciste de manera automática.

¿Cuántas veces no te has acordado de donde pusiste las llaves?

En definitiva, si quieres hacer algo bien a la primera de manera que no te equivoques, es de vital importancia que te enfoques o concentres en esa cuestión o tarea.

Si, en ocasiones es muy difícil concentrarse, lo sé. Pero con práctica se desarrolla esa habilidad.

Cuando piensas en demasiadas cosas al mismo tiempo con frecuencia, necesariamente tendrás algo de estrés o ansiedad.

Estarás agobiado después de un día de trabajo “intenso”. Por no decir caótico….

Necesitas poner todas las ideas y tareas pendientes en un sistema de confianza de alta productividad de cara puedas definir qué será lo prioritario por hacer.

Esto te ayudará a gestionar tu estrés y a organizarte mejor.

Ten en cuenta que de nada sirve dedicarte a hacer cosas que no son las más prioritarias dentro de un todo, o que simplemente aporte poco valor en un futuro próximo.

Y dedicarte a ellas porque acaban de llegar o te acabas de acordar no es necesariamente lo más productivo.

Ahí surge el estrés y la sensación de haber estado apagando fuegos durante todo el día sin rumbo fijo.

Por eso mismo es importante tener tu propio sistema de productividad en el que puedas confiar completamente y en el que puedas depositar todas las cosas que tienes que hacer.

La idea es que no tengas estrés por no hacerlo en ese momento y depositar la tarea pendiente en esa bandeja de entrada porque sabes que el sistema funciona y se terminarán procesando o gestionando todo sin problema en su momento justo.

Osea, cuando tú lo decidas, no cuando lo decidan otros.

Lo más adecuado es arrojar en el sistema de trabajo absolutamente todo lo que tengas en la menta. Y por supuesto, mientras estés trabajando, puedas seguir arrojando y alimentando tu sistema constantemente con todo lo que te vayan surgiendo (todo tipo de nuevas tareas).

De esta manera tu mente se liberará para poder enfocarse en lo que estás haciendo en ese momento.

Una manera práctica de hacer todo esto es usar alguna herramienta informática de las que hay en el mercado como puede ser la que ahora mismo uso que es (Nozbe). Puedes descargarlo y probarlo gratuitamente visitando esta web: http://www.nozbe.com/

Esta opción se integra con casi todo y lo recomiendo por la gran flexibilidad que tiene.

Incluye un curso de productividad en 10 videos que recomiendo hacer.

Espero que haya podido aportar algunas nuevas ideas positivas que potencien la eficiencia en la gestión del tiempo de cada uno de nosotros.

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Una rápida introducción a la Inteligencia Emocional

El término de Inteligencia Emocional últimamente está por todas partes, incluso en dibujos animados o en anuncios de productos infantiles que nos recomiendan afirmando que ayudan al desarrollo intelectual de nuestros hijos.


Incluso la Unesco ha desarrollado una iniciativa en la que se invita a las naciones del mundo incluir en sus programas formativos la formación en inteligencia emocional.

Como no era de extrañar, también el mundo empresarial ha comprendido que mejorar la inteligencia emocional implica mejoras evidentes en la productividad laboral.

Lo cual hace que bien merezca invertir en él.

Hablamos de aspectos como el desarrollo del liderazgo, la productividad laboral, la prevención de conflictos, la mejora de las ventas, el evitar en definitiva catástrofes empresariales, etc.

Harvard Business Review lo calificó como “un concepto revolucionario, una noción arrolladora, una de las ideas más influyentes de la década” en el mundo empresarial.

Es curioso como algunos de los mejores Head Hunter afirman que los grandes profesionales son contratados por su experiencia y capacidades intelectuales, pero son despedidos por su ausencia de inteligencia emocional.

Y no hay que equivocarse, quizás un test de inteligencia emocional puede mostrar que eres realmente muy inteligente, pero no muestra para nada como eres en lo emocional para relacionarte en situaciones difíciles o conflictivas del día a día.

La diferencia entre una persona con un test de inteligencia muy alto pero nula inteligencia emocional, y alguien que destaca en inteligencia emocional, radican en cuestiones como el autocontrol, la empatía, la perseverancia, el entusiasmo y la capacidad para la auto motivación.

Y no hay que asustarse al respecto. Quizás algunas habilidades emocionales ya vienen de paquete cuando nacemos, pero la mayoría se pueden aprender.

Al menos esto es lo que evidencia numerosos estudios e investigaciones sobre las habilidades emocionales.

Con lo que se puede afirmar que son susceptibles de aprenderse y perfeccionarse a lo largo de la vida.

Una herramienta que ayuda claramente a que se pueda mejorar en la inteligencia emocional es la Programación Neurolingüistica o la PNL que te aporta herramientas de cara puedas mejorar tu mismo así como solucionar multitud de diversos problemas que podemos encontrar a lo largo de nuestra vida.

Solo imagínate que te encuentras perdido y solo en una ciudad como New York, después de haber perdido el pasaporte y estas sin el visado para poder permanecer en Estados Unidos….

El pánico te podría llegar en cualquier momento con total seguridad…

Solo si tienes algo de inteligencia emocional podrías recomponer tu situación y empezar a analizar las posibles opciones más adecuadas para solucionar el problema: llamar al consulado, a un abogado de inmigración de Nueva York, a mama….  :)

Todo son opciones, pero dejarte llevar por el pánico no es ninguna opción en ninguna situación difícil que puedas vivir en tu vida.

 

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Algunos ejemplos de aplicación de GTD

Uno de los principales problemas si nos planteamos aprender a superar nuestro nivel de productividad es organizar la información que gestionamos.

Es sabido por todos que un escritorio que está ordenado ayuda en gran medida a que se pueda mejorar la productividad.

Si sabemos dónde todo, se podrá encontrar lo que sea cuando se necesite.

Eso es muy fácil de aplicar en cuanto que es algo que se puede ver porque es físico.

Pero si se habla de tareas, datos, ideas, recordatorios, etc. osea información, el asunto no es tan evidente.

E igual que normalmente nos solemos preocupar por tener una imagen  limpia y mantener el orden en nuestra vida y área de trabajo, quizás nos deberíamos preocupar también de mantener una mente con las ideas claras y con los pensamientos ordenados respecto a nuestras obligaciones.

El sistema GTD nació para ayudar a mejorar la productividad por medio de un método sencillo que reduce el estrés de los que lo practican.

Recomiendo profundizar en el y pretendo hacerlo en este blog en los diferentes artículos que publique.

Muchas gracias!

 

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La gestión de tareas

Una metodología básica de gestión de tareas.

Quiero plantear en este blog ideas y reflexiones que sirvan para mejorar la productividad y la eficacia diaria de cualquier lector.

Sabemos que nos importa porque cada día nos piden tener más resultados.

Y esto solo se puede conseguir por medio de poder mantener un alto nivel de desempeño.

Pero quiero tratar el asunto tanto desde el punto vista personal como del profesional.

El motivo es porque considero que se debe de valorar en su conjunto este asunto porque es vital tratar de mantener un equilibrio positivo en los diversos aspectos de nuestra vida.

Se trata entonces de tener un equilibrio entre la vida profesional y la personal.

Quiero plantear ideas que ayuden a gestionar metas, proyectos, correos electrónicos, pero también el estrés o las emociones.

El objetivo debe ser muy claro. Ser más productivo  y feliz.

El poder profundizar en la PNL o Programación Neurolingüística me ha ayudado a conocer el funcionamiento en muchas ocasiones de la mente en lo relacionado con el estrés y la productividad.

¿Qué es lo que nos suele generar más estrés y qué nos puede ayudar a ser más eficientes?

Pretendo responder a esto aquí.

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Aprendiendo a decir “NO”

Hoy en día para mejorar la productividad debemos aprender a renunciar a ciertos proyectos que nos obligamos nosotros mismos o que otros quieren que hagamos.

Estos se convierte en una especie de prioridad irrenunciable.

Pero debemos de aprender a decir NO para evitar proyectos adicionales y así poder ser más productivo.

Y aunque la palabra “NO” no es la más complicada de decir, sí que es de las más difíciles de pronunciar por el ser humano,

Queremos agrandar a los demás y al mismo tiempo evitar conflictos.

Pero tenemos que tener en consideración que este termino es de los más poderosos que podemos tenemos a nuestra disposición para poder relacionarnos con otras personas.

Por ejemplo, el “No” implica evitar que tus derechos sean pisoteados, o simplemente que te sobrecarguen de nuevo trabajo injustificadamente, o simplemente tengas que aceptar proyectos que no te interesan para nada.

A día de hoy, en nuestra sociedad se multiplican las situaciones que requieren urgentemente un “NO” claro como respuesta.